Időgazdálkodási tippek vállalkozóknak 2023

Mivel a vállalkozók végső soron vállalkozásuk minden aspektusáért felelősek, a megfelelő mennyiségű idő megfelelő feladatokhoz való hozzárendelése kritikus fontosságú ahhoz, hogy vállalkozása zökkenőmentesen működjön. A jobb időgazdálkodás nem csak a keményebb, hanem az okosabb munkavégzésről is szól. Megkértük a termelékenységi szakértőket, hogy osszák meg velünk legjobb időgazdálkodási tippjeiket. Használd ezt a listát a technikák kísérletezéséhez, és találd meg a számodra leghasznosabb stratégiákat.

Hatékony időgazdálkodási tippek

1. Végezz időauditot

Ahhoz, hogy jobban tudd eltölteni az idődet, kezdd azzal, hogy megérted, mire fordítod az idődet. Vannak nagyszerű időgazdálkodási alkalmazások az idő nyomon követésére, de őszintén szólva én inkább a könnyedséget részesítem előnyben - Marc Andreessen noteszkártyás rendszere mindig is bevált nekem.

Egy egyszerű, háromszor öt lapra írt jegyzettömbön tartsd számon a napi legfontosabb teendőidet. A kártya hátuljára írd fel azokat a dolgokat, amiket előző este nem terveztél elintézni - a munkanap mindig szeret bőven becsempészni plusz feladatokat.

Ha a nap végén ránézel a háromszor ötös kártyádra, látni fogod, hogy miket helyeztél előtérbe (és ha elvégezted őket), és milyen munkák kerültek még a tányérodra. A plusz munka rendben van, de ha napról napra nem tisztázod a fő feladataidat, akkor valami nincs rendben.

2. Hozz létre egy napi ütemtervet

Számomra, ha nincs beütemezve, akkor nem is lesz megcsinálva! Így a munkanapom minden órájának ütemezése kulcsfontosságú ahhoz, hogy koncentrált és produktív maradjak. Még a mellékes érdeklődési körökre szánt "szabadidő" is felkerül a naptárba. Ha nincs beütemezve, akkor nem lesz elvégezve! A céljaimat úgy érem el, hogy nagyon apró projektekre bontom őket, amelyeket napi szinten el tudok érni. Minden egyes lépés megvalósítása nem vehet igénybe napi egy óránál többet. Ha úgy találom, hogy egy óránál tovább tart az adott lépés, akkor nem bontottam le eléggé.

Még akkor is, ha az adott napi lépéseket hamarabb befejezem, visszatartom magam a következő lépés megtételétől. Tudom, hogy ez ellentmondásosnak hangzik, de így nem égek ki, és motiváltabb vagyok a következő napi egy óra munkára. Ez a stratégia megakadályozza azt is, hogy egy lépést "félig megcsináljak", ami nem olyan jó érzés, mintha mindent elvégeztem volna, amit arra a napra terveztem.

Az időmmel való gazdálkodás azt jelenti, hogy előre megtervezem. A napom utolsó 30 percét mindig arra szánom, hogy megtervezzem a következő munkanapot.

3. Prioritások felállítása és delegálás

Ismerd személyes és szakmai prioritásaid, és tervezzd meg a prioritásait a naptárában. Minden másnak ezek köré kell illeszkednie, vagy el kell hagyni.

4. Csoportosítsd a kapcsolódó feladatokat

Ahelyett, hogy a lista tetejénél kezdenéd, és lefelé haladnál, szánj néhány percet arra, hogy átnézd a teljes listát. Ezután csoportosítsa a hasonló feladatokat. Lehetnek olyan kategóriái, mint a telefonhívások, a pénzügyek, a hálózatépítés, a papírmunka vagy a kreatív tevékenységek.

5. Próbálj meg nem multitaskingolni

Manapság úgy tűnik, mindannyiunknak kevesebb ideje van arra, hogy elvégezzük azokat a dolgokat, amiket szeretnénk. Az internet és a közösségi média felgyorsította azt, ahogyan híreket szerez, ahogyan kapcsolatban marad az emberekkel, és ahogyan kommunikál az ügyfeleivel. Mindannyiunknak kialakítottak néhány rossz szokást is - az egyik ilyen a multitasking.

multitasking

Az Amerikai Pszichológiai Társaság kutatása szerint a multitasking nem takarít meg időt. Valójában eltömíti a munkafolyamatokat, növeli a stressz-szintet, és végül akadályozza az általános funkcionalitást.

A Stanford tanulmánya szerint a multitasking még a hosszú és rövid távú memóriádra is hatással van. A krónikus mindennapos multitasking valójában befolyásolja az információk fejben tartásának és felhasználásának képességét, valamint az információk visszakeresésének képességét.

Daniel Levitin idegtudós szerint: "A feladatok közötti váltogatásnak neurobiológiai ára van. Kimeríti az erőforrásokat, így egy-két óra multitasking-kísérlet után, ha azt tapasztaljuk, hogy fáradtak vagyunk és nem tudunk koncentrálni, az azért van, mert éppen azok az idegrendszeri vegyi anyagok, amelyekre a fókuszáláshoz szükségünk volt, mostanra elfogytak".

6. Állíts be időkorlátokat a feladatokhoz

Most fogd azt a projektet vagy azt a munkaterméket, és bontsd le kisebb részfeladatokra, és állíts be valamilyen időkorlátot, vagy időkorlátot arra, hogy mennyi időbe telik az egyes feladatok elvégzése - még akkor is, ha azok egyenként öt percet vesznek igénybe. Tehát valójában nagyon, nagyon világosan határozd meg, hogy mit akarsz elérni, hogy tudd, mikor végeztél - mikor vagy sikeres -, és kipipálhatod a listáról, és megkapod azt a dopamin löketet, ami energiával tölt el, motivál, és boldoggá tesz, hogy folytasd a munkát. Máskülönben hajlamosak vagyunk arra, hogy felébredünk, és szándékosság nélkül belevetjük magunkat a munkába, és aztán órákon át dolgozunk anélkül, hogy valóban úgy éreznénk, hogy elértük, amit el akartunk érni.

7. Tarts rendszeresen szüneteket

A szünetek beiktatása produktívabbá tesz. Sőt, William S. Helton, a George Mason Egyetem emberi tényezők és alkalmazott megismerés professzora kimutatta, hogy a rövid szünetek javíthatják a figyelmet. Ő és néhány kollégája kísérletet végzett, amelyben egyetemi hallgatók két csoportját tesztelték, akiknek egy képernyőn vasúti vonalak sorozatát kellett figyelniük. Az egyik csoportnak a teljes negyvenöt perc alatt nem adtak szünetet, míg a másik csoport a feladat felénél öt perc szünetet tartott.

A második csoport különböző tevékenységeket kapott, amelyeket ez alatt az öt perc alatt végezhetett. Függetlenül a tevékenységtől, a második csoport teljesítménye mérhetően javult. A kutatás azt is kimutatta, hogy a szünetek típusa is fontos. A Psychology Today beszámolója szerint fontos, hogy elszakadjunk az értesítésektől, az SMS-ektől és általában az eszközöktől. Sétálj egyet a természetben, firkálj, vagy eddz - valami olyasmit, ami nem terheli meg az agyadat vagy a szemedet.

Ha továbbra is optimális szinten szeretne dolgozni, tartsa ezt az időgazdálkodási eszközt az eszköztárában, és gondoskodjon róla, hogy prioritásként kezelje.

8. Távolítsd el a zavaró tényezőket

Az, hogy hogyan gazdálkodsz az időddel, csak annyiban lényeges, amennyiben a figyelmedet is az adott feladatra irányítod. Ha ugyanis időt szánsz egy feladatra, de ezt az időt több különböző feladat között váltogatva töltöd, a végeredmény valószínűleg más lesz, mint amit elterveztél. A figyelem irányítása azt jelenti, hogy hatékonyan kezeli a belső és külső zavaró tényezőket, és a gyorsabban elvégzett, jobb minőségű munka érdekében egyetlen feladattal foglalkozik.

9. Maradj szervezett

A szervezés fontos időgazdálkodási technika. Jennifer Verdolin, Ph.D., az Arizonai Egyetem adjunktusa szerint: "A kutatások azt mutatják, hogy a túlzott rendetlenség és rendetlenség elvonja a figyelmet, és gátolja a koncentrációs és összpontosítási képességünket". Majd az állatvilágból hoz példákat arra, hogy a rendezettség hogyan segítette az állatokat a legjobb teljesítményük elérésében. A szervezettség nem csak azt jelenti, hogy fizikailag rendben tartjuk a terünket, hanem azt is, hogy mentálisan is rendezettek maradunk. A 4. tippel ellentétben a mentálisan szervezettnek maradni nem a hasonló feladatok csoportosításáról szól, hanem a tennivalók rangsorolásáról. Tehát tűzz ki célokat a napodra, és próbáld meg a feladatokat csoportosításba rendezni, például:

Napi feladatok: azok a feladatok, amelyekről tudod, hogy mindennap el kell végezned, például az időkövetés, az e-mailek ellenőrzése, a céges Slack-ülésre való bejelentkezés stb. Sürgős feladatok: azok a feladatok, amelyek időérzékenyek és azonnali figyelmet igényelnek. Fontos feladatok: azok a feladatok, amelyek fontosak, de nincs feltétlenül határidő. Sok folyamatban lévő projekt is ebbe a kategóriába tartozna. Kis feladatok: ezek azok a feladatok, amelyeknek vagy kevés agyi energiát és/vagy kevés időt kell igénybe venniük. Például egy e-mail elküldése, egy Slack-üzenetre való válaszadás vagy a LinkedIn-profil frissítése.

10. Tartsd a tempót

Vállalkozóként sokszor túlzásba viszed a teljesítményt, mert mindent beleadsz. Tartsd a tempót. Lesz rá idő. Szükséged lesz azonban az időre, az energiára és a figyelemre; és ha rögtön a kapunál teljes gőzzel belevágsz, kimeríted magad.

Tudja, hogy mi az elég jó a listáján szereplő projektek mindegyikéhez? Ez elég jó a szervezet számára és elég jó az Ön számára. A túlzott gondolkodás, a túlzott szerkesztés és a túlzott finomítás értékes időt pazarol, és nem szükséges. Végezzen jó munkát, és aztán hagyja abba.

11. Állj meg és gondolkodj

A legfontosabb dolog, amit egy elfoglalt vállalkozó tehet, hogy mindent megállít és gondolkodik.

Szánj legalább öt percet reggelente arra, hogy átgondold a napodat:

Mi a legfontosabb, amit ma el kell érned?

A naptárad tükrözi ezt a prioritást?

Állítsa be a telefonját, hogy óránként csipogjon, és amikor ez megtörténik, kérdezze meg magától:

Azt teszem-e, amit a leginkább tennem kell?

Az vagyok, aki a leginkább szeretnék lenni?

A nap végén pedig álljon meg öt percre, és kérdezze meg magától:

Mit tanultam? Van valaki, akinek köszönetet kell mondanom vagy el kell ismernem?

Van valami, amit holnap másképp szeretnék csinálni?

Az időgazdálkodásról gyakran úgy gondolkodunk, mint a hatékonyságunk növeléséről. De a leghatékonyabb emberek közül néhányan, akiket ismerek, nem hatékonyak az időgazdálkodásban. A kulcs az, hogy hatékonyak legyünk, hogy azzal foglalkozzunk, ami a legfontosabb, és minden mást hagyjunk ki.

12. Építs be strukturálatlan időt az időbeosztásodba

Építs be két-négy órányi strukturálatlan időt a heti időbeosztásodba. Ez olyan idő, amelyet a tanuláson, felfedezésen és gondolkodáson kívül mindenféle napirend nélkül különítünk el. Sok elfoglalt vállalkozó számára ez ellenkező értelműnek vagy egyszerűen irreálisnak tűnhet. A kutatások azonban két szempontból is alátámasztják, hogy fontos, hogy legyen "laza" idő a napirendben:

Ha állandóan elfoglalt vagy, és nincs szabadidőd - mivel minden nap minden percét egymás után kell beosztanod -, akkor az agyad sávszélessége a maximumon van: a kognitív képességeid csökkennek, hajlamosabb leszel a hibázásra, és kevésbé vagy éleslátó. Az Amazonnál Jeff Bezos már korán meghagyta a hétfői és csütörtöki napokat teljesen strukturálatlanul, hogy mindig legyen ideje arra, hogy mélyen elgondolkodjon a vállalat vízióján. Némi "strukturálatlan idő" szentelése a sikeres vezérigazgatók egyik jellemzője, mert e nélkül mindig csak reagálnak a mások által eléjük tárt problémákra, és soha nem gondolkodnak proaktívan a vállalat jövőjéről.

13. A legfontosabb feladatokat reggel végezd el

Szánj időt a "helyes dolgok" elvégzésére. Állandó nyomás alatt dolgozni nem oké. Szorongani és túlterheltnek érezni magad nem OK. Megbánja, hogy meghozott egy döntést? Hagyja abba! Nem szabad az eredmények alapján önmagukban megítélni a sikeredet. A legpozitívabb eredményeket olyan dolgok hozhatják, amelyeket nem kell megtenned. A legfontosabb dolgokat reggel végezze el - tanulmányok azt mutatják, hogy az akaraterő felhasználása után a nap későbbi szakaszában az emberek rossz döntéseket kezdenek hozni.

14. A legegyszerűbb feladatokat végezd el először

A középiskolai matektanárom egyszer azt mondta, hogy ha elakadsz egy feladaton, kezdd el leírni a számokat, és meg fogsz lepődni, milyen gyakran rájössz a megoldásra írás közben. Ezt az élet minden területén igaznak találtam, nem csak a matematikában. Amikor elakadok valamiben, nem tudom, hogyan kezdjek hozzá egy projekthez, szorongok vagy halogatni kezdem a dolgot, rákényszerítem magam, hogy a feladat legegyszerűbb és legkisebb részét csináljam meg. Az elvárásaimat az egész projekt befejezéséről a legegyszerűbb, leginkább megvalósítható komponens elvégzésére csökkentem - megírom az első mondatot, beteszem az első kódsort, létrehozom az első sort a táblázatban. És mindig az történik, hogy befejezed az első dolgot, ami aztán átcsap a következőbe, majd a következőbe, és mint egy hógolyó, órákkal később már kilométerekkel lefelé haladsz a lejtőn, és már nem is emlékszel, miért volt nehéz egyáltalán elkezdeni.

15. Kezdd a napodat korábban, mint mindenki más

Kezdd a napodat korábban, mint mindenki más. Ha elolvasod a sikeres férfiak és nők életrajzait és önéletrajzait, szinte mindegyiküknek van egy közös vonása, mégpedig az a szokás, hogy ésszerű időben lefeküdtek és korán keltek. Azzal, hogy a világ többi része előtt ébredsz, van időd előre megtervezni a napodat, és előnyt szerezhetsz néhány olyan feladattal, ami esetleg a fejed fölött lebeg, mielőtt mások felébrednek, hogy megzavarjanak.

16. Használd a Pomodoro technikát

A legfőbb menedzsment tippem elfoglalt vállalkozóknak a Pomodoro technika és az Unschedule Calendar. Ez alapvetően azt jelenti, hogy csak 25 percre állítok egy időzítőt, és csak egy feladatot kezdek el csinálni. Ez az időkényszer és az egyetlen fókusz segít nekem visszatalálni a helyes útra és felvenni a termelékenységi ritmust.

17. Használd az Eisenhower-mátrixot

Az e-mailek folyamatosan gyűlnek, a telefonhívások folyamatosan érkeznek, rengeteg a tennivaló: egy alkotó munkaterhelése óriási. A munka priorizálása kulcsfontosságú ahhoz, hogy koncentrált maradj. Minél inkább képes vagy rangsorolni, annál hatékonyabb leszel. Itt jön képbe Eisenhower sürgősség-jelentőség mátrixa, amely arra kényszerít, hogy kétszer is átgondolja, mielőtt egy feladatot a teendők listájára tesz.

Íme a hogyan. Válaszd ki azokat a feladatokat, amelyek a legsürgősebbek. Kérdezd meg magadtól: Ezek ugyanolyan fontosak? Halassza el, ami kevésbé sürgős, delegálja, ami kevésbé fontos. És ha a fentiek közül egyik sem: szabaduljon meg attól a teendőtől.

18. Készíts egy "5 előtt 11" listát

Készítsd el az "5 előtt 11" listádat, amelyen öt olyan dolog szerepel, amit holnap reggel 11 óra előtt el tudsz vállalni. Minden egyes feladat előreviszi a célodat, a prioritásaidat és a céljaidat? Igen. Amikor holnap 11 előtt elvégzed az 5 dolgodat, a teljesítés boldogítóan békés érzése lesz, mert tudod, hogy azt tetted, ami számodra értelmes.

19. Rendezd át rendszeresen az agyadat

Azért érzed magad stresszesnek, mert túl sok a befejezetlen feladatod. Egy sima papírra írd fel mindet. Ezután húzd át azokat, amelyek nem feltétlenül szükségesek. Légy brutális. A listát nézve kötelezd el magad, hogy naponta egy feladatot elvégzel, amíg a lista nem lesz teljes. Gyakran nézze újra ezt a listát!

20. Szabadon oszd be a feladat elvégzéséhez szükséges időt

Szabadon ossza be azt az időt, amire szüksége van ahhoz, hogy reálisan elvégezzen egy feladatot a befejezés következő minimális szakaszáig.

A "reális" alatt azt értem, hogy ténylegesen mennyi időre lenne szükség, nem pedig azt, hogy mennyi időt szeretnél ráfordítani. Ha ezt a döntést meghozta, akkor egyáltalán ne gondoljon az időre, hanem végezze el a munkát. Az időbeosztáson való gondolkodás a legnagyobb időpocsékolás, aminek engedek, ironikus módon! Amíg azon aggódom, hogy mennyi ideig tart valami, addig nem fordítom a figyelmem 100%-át arra, hogy hasznos munkát végezzek vagy problémákat oldjak meg.

A "befejezés minimálisan következő szakasza" alatt olyan "hasznos elemet" értek, amely valamilyen kiemelkedő módon hozzájárul a munka céljaihoz. Hajlamos vagyok a "végeredményre" fixálódni a következő szakasz helyett, mert türelmetlen vagyok, de ez csak frusztrációt okoz, ami megint csak olyan energiát éget el, amit egyébként arra használhatnék, hogy csináljak valamit.

Az, hogy elég időt adok magamnak, hogy valamit el tudjak végezni, és azt is megengedem magamnak, hogy ne érezzem magam sietősnek vagy bűntudatom van az idő miatt, az az, ami nekem beválik.

21. Térképezd fel a feladatokat előző nap

Minden nap végén térképezd fel, hogy milyen feladatokat kell elvégezni másnap, és hogy melyik mennyi időt vesz igénybe. Ezután ütemezd be ezeket a feladatokat a naptáradba a már ott lévő találkozók közé. Az időgazdálkodás a gondolkodásmód menedzseléséről szól. Ha egyszer rájössz, hogy te irányítod az órádat, és meg tudod mondani az idődnek, hogy mit csinálj, a munkád és a magánéleted is kevésbé lesz stresszes.